Privacybeleid Stichting Scouting HJB Wateregge Almelo – Versie mei 2018

Stichting Scouting HJB Wateregge verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

1. Privacystatement

In dit privacystatement beantwoorden wij de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting HJB Wateregge via het ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het volledige privacystatement is te vinden op www.scouting.nl/privacy.

2. Lidmaatschapsregistratie

Bij het effectief worden van een lidmaatschap worden de persoonsgegevens geregistreerd in Scouts Online. Voor meer informatie zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.

3. Gezondheidsformulieren voor Activiteiten en Kampen

Scouting HJB Wateregge hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Voor activiteiten zoals overnachtingen of kampen is het noodzakelijk dat de leiding beschikt over gezondheidsinformatie van de jeugdleden, zoals voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden dient een gezondheidsformulier door de ouders/verzorgers hardcopy te worden ingevuld en ingeleverd. Deze formulieren worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam. Ze worden na afloop van de activiteit vernietigd.

4. Relevante Gezondheidsinformatie voor Opkomsten

In sommige gevallen moet de leiding op de hoogte zijn van specifieke gezondheidsinformatie, zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting HJB Wateregge mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers erop dat het belangrijk is deze informatie te delen met het leidingteam. De verantwoordelijkheid voor het verstrekken van deze informatie ligt bij de ouder/verzorger.

5. Registratie van Activiteiten

Voor groepsactiviteiten en kampen vindt de registratie online plaats via e-mail. Hierbij worden geen herleidbare persoonsgegevens geregistreerd.

6. Financiële Gegevens

Leden dienen voor de financiële administratie een doorlopend contributieformulier in te vullen. Deze formulieren worden conform de regelgeving fysiek bewaard door de penningmeester, die als enige inzicht heeft in de financiële gegevens.

7. Contactlijsten

Elke speltak beschikt over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. Deze lijsten zijn alleen toegankelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden beheerd door een aangewezen taakhouder.

8. Online Media

Scouting HJB Wateregge maakt gebruik van diverse online kanalen, waaronder een eigen website (hjbwateregge.nl), en sociale media zoals Twitter, Facebook, Instagram, Flickr, LinkedIn en YouTube.

9. Beeldmateriaal

Tijdens activiteiten worden foto’s en video’s gemaakt voor promotiedoeleinden en herinneringen. Bij de lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal. Deze toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken.

10. Communicatie

Het privacybeleid van Stichting Scouting HJB Wateregge is te vinden op www.hjbwateregge.nl en kan worden opgevraagd via het secretariaat (info@hjbwateregge.nl). Het beleid wordt tevens verstrekt bij inschrijving van een nieuw lid.

11. Datalekken

In geval van een (vermoeden van) datalek wordt dit volgens het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Leden worden conform de wettelijke informatieplicht op de hoogte gebracht van wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

12. Recht op Vergetelheid (RTBF) en Inzage in Gegevens (SAR)

Leden kunnen een verzoek indienen voor het recht op vergetelheid of inzage in hun gegevens. Scouting HJB Wateregge zal binnen één maand reageren op dit schriftelijke verzoek, dat via het secretariaat (info@hjbwateregge.nl) kan worden ingediend. Het verzoek wordt behandeld in overleg met de afdeling Juridische Zaken van Scouting Nederland.